Polityka prywatności portalu WayToTech

Obowiązująca od: 18.09.2024

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników portalu WayToTech jest:

Palapa Sp. z o.o.
Adres: ul. Młynarska 42/115, 01-171, Warszawa
NIP: 5272934529
Adres e-mail do kontaktu: hello@wayto.tech

2. Rodzaj zbieranych danych osobowych

Portal WayToTech przetwarza następujące dane osobowe użytkowników:

Dla kandydatów:

Adres e-mail
Numer telefonu
Curriculum Vitae (CV)
Profil kandydata (w tym imię, nazwisko, wykształcenie, zainteresowania zawodowe oraz inne)
Doświadczenie zawodowe
Historia aplikacji na oferty pracy
Wyniki testów rekrutacyjnych (jeśli dotyczy)
Dane z monitoringu testów umiejętności (zdjęcia z kamery internetowej, logi interakcji - jeśli dotyczy)
Korespondencja związana z procesem rekrutacyjnym

Dla rekruterów i firm:

Dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę
Nazwa firmy i NIP
Dane do faktury (jeśli dotyczy)
Historia publikowanych ofert pracy
Notatki i oceny kandydatów w systemie ATS

Dane te są gromadzone wyłącznie w celu umożliwienia rejestracji użytkowników oraz korzystania z usług portalu, w tym udostępniania ich rekruterom w ramach procesu rekrutacyjnego.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

Utworzenie i zarządzanie kontem użytkownika na portalu WayToTech
Umożliwienie kandydatom aplikowania na oferty pracy
Umożliwienie rekruterom zarządzania procesami rekrutacyjnymi
Automatyczna ocena i scoring aplikacji kandydatów przy użyciu sztucznej inteligencji
Przechowywanie historii aplikacji zgodnie z przepisami prawa
Wsparcie procesów rekrutacyjnych na stanowiska w branży IT
Monitorowanie błędów i profilaktyka w zakresie działania serwisu (Sentry)
Analiza statystyk odwiedzin i zachowań użytkowników w celach optymalizacyjnych (SimpleAnalytics)
Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów o rachunkowości

4. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników przetwarzane są na podstawie:

Zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) na przetwarzanie danych w procesie rekrutacyjnym, w tym na udostępnienie danych firmie rekrutującej, oraz na wykorzystanie danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych (jeśli wyrażono taką zgodę)
Konieczności wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – rejestracja i zarządzanie kontem użytkownika oraz świadczenie usług ATS
Prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – profilaktyka błędów oraz analiza statystyk
Obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przechowywanie dokumentów księgowych

5. Okres przechowywania danych

Dla kandydatów:

Dane konta użytkownika: przechowywane do momentu usunięcia konta lub wycofania zgody
Aplikacje na oferty pracy:
- 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego – jeśli kandydat nie wyraził zgody na przetwarzanie w przyszłych rekrutacjach
- Do momentu wycofania zgody lub usunięcia konta – jeśli kandydat wyraził zgodę na wykorzystanie danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych
CV i dokumenty aplikacyjne: zgodnie z okresem przechowywania aplikacji

Dla rekruterów i firm:

Dane konta: do momentu rozwiązania umowy o świadczenie usług
Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego
Historia procesów rekrutacyjnych: 3 lata od zakończenia procesu

6. Udostępnianie danych

Dane osobowe użytkowników mogą być udostępniane:

Firmom rekrutującym - gdy kandydat aplikuje na ofertę pracy, jego dane (CV, profil, wyniki testów) są udostępniane firmie publikującej daną ofertę. Firma otrzymuje dostęp do danych wyłącznie kandydatów, którzy zaaplikowali na jej oferty
Rekruterom działającym w imieniu firm - osoby upoważnione przez firmy rekrutujące otrzymują dostęp do danych kandydatów w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego
Podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu:
- OpenAI – dostawca usług sztucznej inteligencji wykorzystywanej do automatycznej oceny aplikacji (siedziba w USA, stosowane zabezpieczenia: szyfrowanie danych, umowa o przetwarzaniu danych)
- DigitalOcean – dostawca serwerów i baz danych (z siedzibą w USA, certyfikat Privacy Shield)
- SimpleAnalytics – narzędzie do analizy statystyk (zgodność z przepisami RODO)
- Sentry – narzędzie do monitorowania błędów w aplikacjach
- Google Analytics – narzędzie do analizy ruchu i zachowań użytkowników

Firmy rekrutujące zobowiązane są do przetwarzania danych zgodnie z przepisami RODO oraz zawartymi z nimi umowami powierzenia przetwarzania danych.

7. Prawa użytkowników

Użytkownikom portalu WayToTech przysługują następujące prawa w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych:

Prawo dostępu do danych – użytkownicy mają prawo uzyskać informację o tym, jakie ich dane są przetwarzane oraz w jakim celu
Prawo do sprostowania danych – użytkownicy mają prawo zażądać poprawienia swoich danych osobowych, jeśli są one nieaktualne lub nieprawidłowe
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") – użytkownicy mogą w każdej chwili zażądać usunięcia swoich danych osobowych
Prawo do ograniczenia przetwarzania – w określonych przypadkach użytkownicy mogą żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych
Prawo do przenoszenia danych – użytkownicy mają prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie
Prawo do sprzeciwu – użytkownicy mogą sprzeciwić się przetwarzaniu ich danych w określonych celach
Prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może ją w każdej chwili wycofać

8. Pobieranie i usuwanie danych

Pobieranie danych

Użytkownicy mogą w każdej chwili pobrać wszystkie dane, które o nich przechowujemy:

Przez panel użytkownika: w ustawieniach konta dostępna jest opcja "Pobierz moje dane"
Przez e-mail: wysyłając prośbę na adres hello@wayto.tech

Dane zostaną udostępnione w formacie JSON lub CSV w terminie do 30 dni od złożenia wniosku.

Usuwanie konta i danych

Użytkownicy mogą usunąć swoje konto i wszystkie związane z nim dane:

Przez panel użytkownika: w ustawieniach konta dostępna jest opcja "Usuń konto"
Przez e-mail: wysyłając prośbę na adres hello@wayto.tech

Po usunięciu konta:

Wszystkie dane osobowe zostaną trwale usunięte w ciągu 30 dni
Wyjątek stanowią dane, które musimy przechowywać ze względu na obowiązki prawne (np. dokumenty księgowe)
Nie będzie możliwości odzyskania usuniętego konta

9. Bezpieczeństwo danych

W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych stosujemy:

Szyfrowanie połączeń SSL/TLS
Szyfrowanie danych w spoczynku
Regularne kopie zapasowe
Ograniczony dostęp do danych (tylko upoważnione osoby)
Monitoring systemów pod kątem naruszeń bezpieczeństwa
Regularne audyty bezpieczeństwa

10. Pliki cookies

Portal WayToTech wykorzystuje pliki cookies w celu:

Utrzymania sesji użytkownika
Zapamiętania preferencji użytkownika
Analizy ruchu na stronie (w sposób anonimowy)

Użytkownicy mogą zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce.

11. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt:

E-mail: hello@wayto.tech
Adres: Palapa Sp. z o.o., ul. Młynarska 42/115, 01-171 Warszawa

Odpowiadamy na wszystkie zapytania w terminie do 30 dni.

12. Skarga do organu nadzorczego

Użytkownicy mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

13. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników:

Poprzez komunikat na stronie głównej portalu
Poprzez e-mail (w przypadku znaczących zmian)

Data ostatniej aktualizacji będzie zawsze widoczna na górze dokumentu.

14. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

Scoring AI w procesie rekrutacji

Portal WayToTech wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do wstępnej oceny aplikacji kandydatów:

Cel: Wsparcie rekruterów w efektywnej selekcji kandydatów poprzez automatyczną analizę CV i dopasowanie do wymagań oferty pracy
Zakres: AI analizuje doświadczenie zawodowe, umiejętności techniczne, wykształcenie i inne informacje zawarte w aplikacji
Przejrzystość: Kandydaci są informowani o wykorzystaniu AI w procesie oceny aplikacji
Decyzje: AI nie podejmuje automatycznych decyzji o odrzuceniu kandydatury – wyniki scoringu są jedynie rekomendacją dla rekrutera
Prawa kandydatów:
- Prawo do uzyskania informacji o logice działania systemu AI
- Prawo do zakwestionowania wyniku scoringu
- Prawo do żądania interwencji ludzkiej w procesie oceny

Zabezpieczenia

Regularnie monitorujemy system AI pod kątem potencjalnych błędów i dyskryminacji
Stosujemy mechanizmy zapobiegające nieuzasadnionej dyskryminacji
Rekruter zawsze dokonuje ostatecznej oceny aplikacji

Aby skorzystać z praw związanych z automatycznym przetwarzaniem, prosimy o kontakt: hello@wayto.tech

15. Monitoring testów umiejętności

Zakres monitoringu

Podczas wykonywania testów umiejętności technicznych możemy zbierać:

Zdjęcia z kamery internetowej - wykonywane okresowo w celu weryfikacji tożsamości
Logi interakcji - informacje o minimalizowaniu okna, opuszczeniu obszaru testu, kopiowaniu tekstu

Cel przetwarzania

Dane te są zbierane wyłącznie w celu zapewnienia uczciwości procesu testowania i weryfikacji samodzielności wykonania testu.

Podstawa prawna

Zgoda kandydata wyrażona przed rozpoczęciem testu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Okres przechowywania

Dane z monitoringu testów przechowywane są przez 6 miesięcy od daty przeprowadzenia testu, po czym są automatycznie usuwane.

Prawa kandydatów

Dane z testów nie są powiązane z kontem użytkownika w systemie
Aby zażądać usunięcia danych z monitoringu testu, należy wysłać e-mail na adres hello@wayto.tech zawierający:
- Datę wykonania testu
- Nazwę firmy/stanowiska, na które aplikowano
- Adres e-mail używany podczas aplikacji

Informacja o monitoringu

Kandydaci są informowani o monitoringu przed rozpoczęciem testu i muszą wyrazić zgodę na nagrywanie, aby przystąpić do testu.

16. Postanowienia końcowe

Niniejsza polityka prywatności stanowi integralną część regulaminu portalu WayToTech. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej polityce zastosowanie mają przepisy RODO oraz polskie przepisy o ochronie danych osobowych.